Acerta company village
Maak van de Leuven Marathon jouw bedrijfsuitstap van het jaar!
Acerta is trotse partner van de Leuven Marathon en nodigt bedrijven uit om samen te komen in de Acerta Company Village.
Schrijf jullie samen in en huur een tent in het gezellige bedrijvendorp, vlakbij de inschrijvingen, recovery zone en start. Het ideale verzamelpunt voor zowel lopers als supporters.
Vooraleer je start
- Inschrijven en betalen kan enkel online.
- De groepsverantwoordelijke staat in voor de betaling van het totale bedrag en krijgt hier desgewenst ook (na het event) een factuur voor.
- Uiterste deadline groepsinschrijving en –betaling: maandag 15 maart (23u59).
- Minimum 10 personen
Stap 1: Maak je groep aan
Na het aanmaken van de groep ontvang je een e-mail met de groepsnaam en de groepscode. Met deze code én het door jou gekozen paswoord kan je de groep beheren, deelnemers toevoegen, deelnemers verwijderen, opties wijzigen, …
TIP: bij het aanmaken van je groep moet je een belangrijke keuze maken: alles samen afhalen OF iedereen haalt zijn/haar borstnummer individueel af. Bespreek dit al op voorhand met je team.
De groep moet ten laatste op maandag 22 maart (23u59) afgesloten en betaald zijn.
Nadat de groep is afgesloten, zijn er geen wijzigingen of aanvullingen meer mogelijk.
Stap 2: Vervolledig!
Dit kan op 2 manieren:
- De groepsverantwoordelijke verzamelt alle gegevens van alle lopers en voegt deze zelf toe aan de groep. Bekijk vooraf welke info er allemaal nodig is om een loper in te schrijven.
- De groepsverantwoordelijke mailt de groepscode naar de lopers en zij schrijven zichzelf in. De groepsverantwoordelijke behoudt de controle en kan altijd mensen weigeren of zaken wijzigen.
TIP: Communiceer in beide gevallen duidelijk jullie interne deadline (leg deze enkele dagen voor 22/03) én informeer alle lopers goed over wat wel en niet mag.
Bijvoorbeeld: Het bedrijf betaalt de inschrijving van elk teamlid, maar niet het T-shirt (dit is enkel voor de Marathon inbegrepen in de prijs). Informeer je teamleden dat als ze toch een t-shirt aanduiden bij hun inschrijving, wel aan deze beslissing gebonden zijn en deze koop achteraf niet kunnen annuleren.
Stap 3: Controleren – Afsluiten – Betalen
- Controleer de groep en pas aan waar nodig
- Sluit de groep af
- Betaal online
Na het afsluiten ontvang je een automatische bevestiging.
Stap 4: Afhandeling
Bij de afhandeling van je groepsinschrijving speelt je eerder gemaakte keuze een belangrijke rol: haal je alle borstnummers samen af of laat je elke deelnemer zijn of haar borstnummer individueel ophalen?:
- Gezamenlijke afhaling: de groepsverantwoordelijke ontvangt ongeveer 10 dagen voor het event een e-mail met het groepspakketnummer en alle praktische informatie over waar en wanneer het pakket kan worden afgehaald. Vervolgens sta je zelf in voor de verdeling van de borstnummers binnen de groep. Maak hierover tijdig duidelijke afspraken met je lopers.
- Individuele afhaling: alle deelnemers ontvangen persoonlijk een e-ticket met de nodige informatie om hun borstnummer individueel af te halen.
PROFICIAT: jullie zijn nu ingeschreven in groep voor het leukste sportevenement van het jaar!
Maak van de Leuven Marathon de bedrijfsuitstap van het jaar!
Schrijf jullie samen in en huur een tent in het gezellige Acerta bedrijvendorp, vlakbij de inschrijvingen, recovery zone en start. Het ideale verzamelpunt voor zowel lopers als supporters.
Ben je ingeschreven met je bedrijf? Stuur ons je bedrijfslogo en webadres en je krijgt een plaatsje op deze pagina.
